Финансовый учёт в арендном бизнесе

Все арендаторы вовремя платят, коммуналка вроде бы в пределах, и вы уверены, что бизнес идёт как надо. А потом, когда нужно заплатить налоги или срочно купить новую стиральную машину в квартиру, внезапно оказывается, что “денег нет, но вы держитесь”. Почему так? Да потому что большинство арендодателей ведут финансовый учёт где-то “в голове”. А арендный бизнес — он как зубная боль: вроде ничего не болит, пока не начнёшь разбираться глубже.

Сегодня я расскажу, как навести порядок в деньгах от аренды, выстроить учёт так, чтобы каждый рубль был на виду, и чтобы вы наконец-то поняли, ваш бизнес зарабатывает или просто “выживает”.

Основная ошибка: считать “в столбик”, а расходы вспоминать только когда минус на счёте

Сколько раз было такое: арендатор платит 50 000 рублей, вы думаете “чистыми мои 50 тысяч”, а потом как начнёте “вспоминать” — коммуналка, ремонт, комиссия агенту, налоги... и вот уже остаётся 25, а то и меньше.

А теперь умножьте эту “рассеянность” на несколько объектов. Всё, вы уже не управляете деньгами, а просто крутитесь в круговороте платежей.

Риелтор Александр Гаврилов говорит: “Большинство собственников не знают, сколько реально приносит их квартира. Сдают за 60, тратят 40, а потом удивляются, куда делась прибыль”.

Первое правило — учёт должен быть системным. Если вы не видите полной картины, вы не управляете бизнесом.

Какие деньги в арендном бизнесе вы должны учитывать обязательно

Давайте разложим весь финансовый поток аренды на составляющие.

Доходы:

Арендная плата (факт, а не “должны заплатить”).
Коммунальные платежи, которые оплачивают арендаторы (если они входят в аренду).
Дополнительные услуги (сдача парковки, кладовки, краткосрочная аренда).
Возврат залогов (если арендаторы съезжают без повреждений).

Расходы:

Коммуналка (если оплачиваете вы).
Ремонт и обслуживание (даже мелочь вроде “починить замок”).
Управляющая компания или частный управляющий.
Уборка после арендаторов.
Реклама и поиск новых арендаторов.
Амортизация мебели и техники (это никто не считает, но у мебели тоже есть срок жизни).
Налоги (УСН, НДФЛ, патент — что у вас там по системе).
Проценты по ипотеке (если недвижимость куплена в кредит).
Прочие расходы (страховка, юридические услуги).

Если у вас в учёте нет этих статей — добро пожаловать в мир “сюрпризов”, когда деньги куда-то уходят, а вы не понимаете, куда именно.

Где вести учёт: от тетрадки к Excel, а потом к сервисам

Начнём с простого. Если у вас 1-2 объекта, заведите Excel или Google Таблицу. Разбейте её на столбцы:

Дата.
Объект.
Вид дохода/расхода.
Сумма.
Комментарий (что за платёж).

Каждый месяц подсчитывайте:

Общий доход.
Общие расходы.
Чистую прибыль.

Когда объектов становится больше, или вы устали всё считать вручную, переходите к онлайн-сервисам:

CoinKeeper, Дребеденьги — для простого учёта.
МойСклад, Финолог — для более сложных схем.
AmoCRM или Bitrix24 с подключением финансовых модулей (если у вас большой поток арендаторов).

Важно: учёт должен быть удобным лично для вас. Если вам проще в Google Таблице — начните с неё.

Налоги: не забывайте, что государство хочет свой кусок

Вот здесь начинается настоящая путаница. Многие сдают недвижимость “в серую”, а потом удивляются, когда прилетает штраф или банк блокирует счёт за подозрительные транзакции.

Какие есть варианты:

НДФЛ 13% — если сдаёте как физлицо.
Патент (ставка зависит от региона и площади) — фиксированная сумма.
УСН 6% — если оформляете ИП.

Плюсы патента: не зависит от фактического дохода, платите фиксированную сумму. Плюсы УСН: если у вас большая амортизация или ипотека, можно “оптимизировать” налогооблагаемую базу.

Юрист Ирина Самойлова говорит: “Игнорировать налоги в арендном бизнесе — это как не оплачивать парковку в центре. Рано или поздно вас поймают, вопрос только когда и с каким штрафом”.

Как контролировать арендаторов: чтобы не бегать за деньгами

Самая частая причина “дырок” в бюджете — просрочки арендаторов. Вы им — “Ну вы там не забыли, что срок?”, а они: “Ой, сейчас зарплату получим”.

Как закрыть этот вопрос:

Пропишите в договоре срок оплаты и штрафы за просрочку.
Настройте напоминания в мессенджере или CRM.
Сделайте систему “автоплатежа” (если арендатор согласен).
Ведите график оплат по каждому объекту.

Лучше напоминать автоматически за 3 дня до срока, чем потом вылавливать “забывчивых”.

Фонд ремонта: откладывайте, пока не поздно

Все уверены, что “ремонт — это разово”. А потом через три года квартира превращается в полигон, и вы вынуждены тратить целиком арендную прибыль за несколько месяцев на восстановление.

Что делать:

Откладывайте минимум 5-10% от арендного дохода ежемесячно в фонд ремонта.
Заведите отдельный счёт или вклад для этих денег.
Даже если ремонт потребуется не скоро, этот фонд будет вашей “подушкой” для непредвиденных расходов.

Это проще, чем потом брать кредит на замену кухонного гарнитура.

Амортизация мебели и техники: куда “испаряется” прибыль

Люди часто думают: “Вот купил диван за 30 тысяч, он теперь навсегда мой актив”. Ага, особенно когда арендаторы прыгают на нём годами. Мебель, техника, текстиль — всё это изнашивается.

Включайте в расходы:

Срок службы мебели (5 лет — это уже хорошо).
Техники (холодильник, стиралка — 3-5 лет).
Постельного белья и мелочей (раз в год надо обновлять).

Отложите ещё 5-7% дохода на амортизацию. Тогда через 2-3 года замена мебели не будет для вас “внезапным кризисом”.

Как понимать, прибыльный ли у вас объект на самом деле

Вы удивитесь, но многие собственники не знают, какая у них реальная доходность. Сдают квартиру за 50 000, думают, что зарабатывают 50 000, а на деле там 20 000 чистыми, а иногда и того меньше.

Чтобы посчитать реальную доходность:

Возьмите общий доход за год.
Отнимите ВСЕ расходы (коммуналка, ремонт, налоги, реклама, ипотека, обслуживание).
Разделите оставшуюся сумму на стоимость объекта.

Если у вас получилось меньше 5% годовых — значит, вы либо сдаёте ниже рынка, либо у вас “пожиратели прибыли” сидят в расходах.

Как автоматизировать финансовый учёт, чтобы он “жил своей жизнью”

Автоматизация учёта — ваш путь к спокойствию. Простые шаги:

Свяжите CRM с финансовыми приложениями (заявки сразу попадают в отчёты).
Настройте авто-напоминания арендаторам.
Введите шаблоны расходов (сразу вносите оплату коммуналки и обслуживания).
Сделайте регулярные отчёты (еженедельные и ежемесячные).
Используйте онлайн-банкинг с функцией аналитики.

Через полгода вы даже не вспомните, как это — вручную сверять платежи по аренде.

Хотите расти — начните с порядка в цифрах

Пока вы считаете “примерно” и “в голове”, вы всегда будете ощущать нехватку денег. Финансовый учёт — это не занудная бухгалтерия, а ваша карта бизнеса. Если вы её видите — вы понимаете, куда идёте. Нет учёта — нет понимания, зарабатываете вы или просто крутитесь в “нуле”.

Ваша задача — видеть не только сколько вам заплатили, но и сколько ушло. Тогда и решения будут другими: о росте, об оптимизации, о покупке новых объектов.

Хотите, чтобы я подготовил для вас готовую “Финансовую таблицу для арендного бизнеса”, где вы сможете ввести свои объекты и сразу увидеть реальную доходность?